Oct 312012
 
36_featured

Sa scoti la imprimanta un tabel facut in Excel, cateodata poate fi o mare provocare.

Inainte de a apasa butonul Print, te rog sa verifici cum va arata tabelul tau pe o coala de hartie. Pentru asta, folosesti optiunea Print Preview:

Excel 2003: Meniul File, optiunea Print Preview
Excel 2007: Butonul Office, optiunea Print apoi din meniul derulant optiunea Print Preview

In orice varianta de Office, ai la dispozitie si butonul Print Preview 

In cazul in care la previzualizare tabelul nu arata exact cum ti-ai dori tu sa arate pe hartie, atunci cel mai probabil trebuie sa schimbi ceva. O sa-ti spun la inceput toate modificarile pe care le poti face, iar apoi o sa-ti dau cateva sfaturi generale pentru a stii ce mod de abordare sa alegi.

Modificarile pe care le poti face astfel incat sa afecteze imprimarea documentului, le gasesti:

Excel 2003: Meniul File, optiunea Page Setup
Excel 200
7: Meniul Page Layout, maresti sectiunea Page Setup

Fereastra Page Setup care se deschide e identica in ambele variante de Office:

O sa detaliez fiecare tab pe rand, pentru a vedea fiecare optiune disponibila.

Tab-ul Page

Orientation: se poate alege varianta dorita de orientare a paginii: pe lungime (Portret) sau pe latime (Landscape)

Paper Size: dimensiunea paginii in mod normal este A4

Scaling: optiunea de scalare a paginii

    • Adjust to x%nomal size (ajusteaza la un anumit procent fata de dimensiunea normala). Daca iti dai seama direct cam cu cat ar trebui sa micsorezi pagina pentru a intra pe coala asa cum doresti, atunci asta e varianta potrivita. Totusi, in realitate trebuie sa faci destul de multe incercari pentru a ajunge la varianta ideala.

  • Fit to x pages wide by y pages tall (incadrare in x pagini pe latime si y pagini pe inaltime) - Aceasta optiune e mai potrivita in cazul in care stii exact pe cate pagini doresti sa se incadreze tabelul tau. Aici am insa de facut cateva precizari:
  • Daca vrei sa ai o singura pagina, scrii 1wide si 1 tall. Dar, sa tii cont ca daca tabelul tau este foarte mare, nu o sa mai distingi mare lucru din el, pentru ca toate caracterele se vor micsora pentru a intra intr-o singura pagina
  • Daca vrei sa ai 2 pagini, ai doua variante; 1wide si 2 tall sau 2 tall si 1 wide. Atentie, daca o sa scrii 2 wide si 2 tall, o sa ai 4 pagini in final. Pentru a vedea care din cele 2 variante se potriveste tabelului tau, trebuie sa verifici ce „tendinta” are tabelul tau:
      •  Daca are putine coloane si multe randuri (e mai mult intins pe inaltime decat pe latime) atunci varianta optima este sa scrii 1 wide (latime) si 2 tall (inaltime)
      • Daca are multe coloane si putine randuri (e mai mult intins pe latime decat pe inaltime) atunci varianta optima este sa scrii 2 wide(latime)  si 1 tall (inaltime)

Avertizare! In cazul in care optezi pentru varianta de „fit to”, trebuie sa stii ca daca tabelul tau este mic si se incadreaza de la inceput intr-o singura pagina, aceasta optiune nu o sa ti-l imparta in mai multe pagini, indiferent de ceea ce o sa-i scrii in aceasta zona.

Atentie! Daca alegi varianta de incadrare intr-un anumit numar de pagini, o sa se modifice si scalarea in mod corespunzator. Asadar, daca ai ales o varianta si nu e cea mai potrivita (poate e textul scris prea mic sau poate nu era ceea ce ai crezut tu) pentru a putea reveni la starea initiala trebuie sa pui 100% in optiunea cu Adjust to x% normal size, sa dai un OK si abia apoi sa incerci alta varianta. Daca nu o sa faci asta, Excel-ul o sa pastreze scalarea anterioara si o sa te chinui degeaba.

Tab-ul Margins

Din acest tab se pot seta marginile paginilor: top (sus), bottom (jos), left (stanga), right (dreapta), precum si spatiu destinat antetului (header) si subsolului (footer)

In cazul in care ai un tabel mai mic, ai posibilitatea sa il centrezi pe verticala si/sau orizontala, bifand optiunile corespunzatoare din zona „center on page”.

Tab-ul Header/Footer – este tab-ul din care se seteaza antetul si subsolul, subiect pe care o sa-l dezbat intr-un articol ulterior.

Tab-ul Sheet

Print area – Daca doresti sa scoti la imprimanta doar o parte din tabel, poti sa specifici respectiva zona aici. Pentru a face asta, trebuie doar sa pui cursorul in spatiul indicat si apoi sa selectezi din tabel zona care te intereseaza. In spatiu in care ai pus cursorul se vor scrie in mod automat referintele aferente zonei selectate.

Rows to repeat at top (randuri care se repeta in partea de sus) – In cazul in care tabelul tau se intinde pe mai mult de o pagina pe inaltime (multe randuri), ar fi indicat sa afisezi pe fiecare pagina capul de tabel, astfel incat sa fie usor de citit datele din tabel si pe paginile urmatoare, fara a fi nevoie sa se intoarca pagina de fiecare data. Bineinteles ca poti sa lipesti paginile intre ele si sa ai tabelul complet. Dar, un profesionist nu prea recurge la astfel de metode, asa-i?

Pentru a specifica randul/randurile care vrei sa se repete, pui cursorul in spatiul liber si apoi mergi in tabel si selectezi randul/randurile care te intereseaza. Dupa pozitionarea cursorului, in momentul in care te muti in tabel, cursorul o sa se transforme intr-o sageata orizontala, pentru a-ti da un semn in plus ca trebuie sa selectezi randuri.

Columns to repeat at left (coloane care se repeta in partea stanga)  – In cazul in care tabelul tau se intinde pe mai mult de o pagina pe latime (multe coloane), ar fi indicat sa afisezi pe fiecare pagina prima/primele coloana/coloane, astfel incat sa fie usor de citit datele din tabel si pe paginile urmatoare, fara a fi nevoie sa se intoarca pagina de fiecare data.

Pentru a specifica coloana/coloanele care vrei sa se repete, pui cursorul in spatiul liber si apoi mergi in tabel si selectezi coloana/coloanele care te intereseaza. Dupa pozitionarea cursorului, in momentul in care te muti in tabel, cursorul o sa se transforme intr-o sageata verticala, pentru a-ti da un semn in plus ca trebuie sa selectezi coloane.

Se pot alege in acelasi timp si randuri si coloane care sa se repete.

Din sectiunea Print, poti sa bifezi cateva optiuni suplimentare:

    • Gridlines (linii ajutatoare). In cazul in care nu ai marcat in mod clar liniile tabelului (chenarele, borders) poti folosi aceasta optiune. Diferenta este ca liniile ajutatoare vor aparea in toata zona in care e scris ceva, ca in exemplul de mai jos:

Daca as fi pus chenarele manual, cu siguranta nu as fi dorit sa am chenar in zona in care e scrisa persoana care a elaborat documentul.

    • Black and white (negru si alb) – Prin alegerea acestei optiuni, orice element color se va printa doar in alb sau negru
    • Draft quality – calitate mai redusa a imprimarii (consuma mai putin tus). Recomand insa folosirii optiunii aferente din setarile imprimantei pentru un efect vizibil.
    • Row and column headings – imprima etichetele randurilor si coloanelor, tabelul aratand ca o tabla de sah, astfel:


  • Comments – Se pot alege optiunile pentru a imprima comentariile adaugate in foaia de calcul
    • At end of sheet – cometariile vor fi afisate pe o pagina noua, fiind specificate: celula in care a fost introdus comentariul, numele utilizatorului si continutul cometariului
    • As displayed on sheet – cometariile vor fi afisate asa cum sunt afisate in foaia de calcul. Atentie, daca aceste comentarii sunt  ascunse, evident ca nu vor fi afisate.
  • Cell errors as – se poate alege ce vrei sa se printeze in cazul in care ai in tabel celule care contin erori.

Page Order – iti permite sa alegi ordinea in care vor fi printate paginile. Ai nevoie de aceasta optiune daca ai un tabel foarte mare de printat si vrei sa fi sigur ca stii in ce ordine sunt scoase paginile la imprimanta.

Cam astea sunt optiunile referitoare la printare. Daca le citesti cu atentie si cu rabdare, o sa intelegi exact cum functioneaza si o sa elimini stresul legat de printarea documentelor.

Daca ai un tabel „kilometric” si nu prea iti dai seama cum e impartit pentru imprimare, mai ai o optiune care te poate ajuta sa ai o vedere de ansamblu. Aceasta optiune este de fapt un mod de vizualizare: Page Break Preview. Se gaseste in orice varianta Office in Meniul View, optiunea Page Break Preview.

Acest mod de vizualizare iti arata exact cum e impartita informatia pe fiecare pagina si ordinea in care paginile vor fi scoase la imprimanta (conform optiunii de care am vorbit un pic mai sus). Fiecare pagina este delimitata prin intermediul unor linii albastru. Liniile punctate arata delimitarea implicita a paginilor. Liniile continue sunt acele linii a caror pozitie a fost modificata de catre utilizator.

Aceasta modalitate de vizualizare iti ofera posibilitatea de a delimita exact informatia care vrei sa apara pe fiecare pagina, prin mutarea liniilor de marcare.

Atentie! Daca vrei sa intre mai multa informatie pe o pagina decat cea aratata prin marcajele punctate, trebuie sa stii ca se va aplica o scalare a paginii in mod corespunzator. Daca observi la previzualizarea imprimarii (Print Preview) ca textul rezultat este prea mic pentru a fi citit, va trebui sa modifici scalarea din nou la 100% cum am aratat mai sus si sa o iei de la capat.

Dupa utilizarea acestui mod de vizualizare, pentru a reveni la modul de vizualizare normal trebuie sa alegi tot din meniul View, optiunea Normal si lucrurile vor reveni la normal.

Sfaturi suplimentare:

Daca ai un tabel mai mare, pentru a gasi cea mai buna varianta in care sa-l poti printa, recomandarea mea este urmatoarea:

  • Foloseste optiunea Print Preview pentru a vedea marginile paginii pe care va fi printat tabelul tau. Daca este cazul, modifica aceste margini pentru a a avea mai mult spatiu la dispozitie pentru informatiile importante. Atentie! Daca informatiile vor fi indosariate, nu uita sa lasi marginea necesara acestei operatiuni.
  • Alege modul de vizualizare Page Break Preview pentru a avea o imagine de ansamblu a modului implicit de impartire a informatiilor pe fiecare pagina
  • Daca modul implicit de impartire nu este chiar ceea ce te asteptai tu, poti incerca incadrarea automata intr-un anumit numar de pagini pe latime si/sau inaltime (optiunea „fit to”)
  • Daca nici in acest caz nu ai obtinut varianta dorita, modifica incadrarea din Page Break Preview.

Atentie! Nu uita ca atat optiunea „fit to” cat si modificarile in Page Break Preview se realizeaza prin scalarea documentului. Astfel, daca ai ajuns la un punct in care nu mai stii ce sa faci, revino la optiunea de scalare 100% si ia-o de la capat.

Din pacate, nu exista o formula universal valabila prin care se poate printa un tabel, pentru ca fiecare tabel e practic unic si doar prin exercitiu si incercari se poate ajunge la varianta optima. Succes!

 

  2 Responses to “Cum scoti la imprimanta un tabel din Excel?”

  1. Buna! Am o intrebare. Pot printa un tabel “kilometric” astfel incat pe fiecare pagina printata sa-mi apara capul de tabel, dar efectiv in tabelul din calculator sa nu am decat la inceput capul de tabel?? Sper ca ai inteles intrebarea mea. Multumesc

    • Raspunsul la aceasta intrebare era in cuprinsul articolului la care ai lasat acest comentariu :)
      Din fereastra Page Setup (in functie de varianta de Office, ai pasii pentru a deschide aceasta fereastra in articol), tab-ul Sheet, Optiunea “Rows to repeat at top”. E suficient sa pui cursorul in zona libera din dreptul acestei optiuni si apoi sa selectezi randul/randurile de care ai nevoie sa fie repetate pe fiecare pagina. Cursorul se va transforma intr-o sageata spre dreapta, pentru ati semnala ca poti selecta doar randuri.

      Spor la treaba!
      PS. Inainte de a pune o intrebare, ar fi bine sa citesti ;)

 Leave a Reply

(obligatoriu)

(obligatoriu)

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>