Cum se creaza un document simplu intr-un mod „inteligent”?

Indiferent cat de mult text trebuie sa scrii intr-un document, trebuie sa stii cum sa incepi si ce sa faci pe parcurs, astfel incat aranjarea in pagina sa fie usoara si rapida.Pentru inceput, trebuie sa precizez ca nu exista un „standard” in ceea ce priveste configurarea paginii unui document. Daca e sa ne raportam la scoala (generala, liceu, facultate etc), o sa vedem ca fiecare institutie in parte si-a stabilit propriile sale reguli. Daca nu a facut scoala asta, cu siguranta a facut-o fiecare profesor in parte.Acestea fiind spuse, toate dimensiunile despre care o sa vorbesc in articolul acesta si in articolele urmatoare pe care o sa le scriu pe aceasi tema, sunt doar cu caracter orientativ. Daca profesorul caruia o sa-i fie predata lucrarea a facut alte specificatii decat cele scrise de mine, e important sa le folosesti pe acelea. Daca ceea ce ai tu de scris nu are legatura cu scoala, atunci poti sa folosesti fara probleme indicatiile mele.

Toate setarile despre care vorbesc in acest articol vor fi dezbatute pe larg in articolele viitoare. Pe masura ce vor aparea articolele repective, voi adauga link-uri catre ele pentru a usura accesul.

O sa ma refer in acest articol la scrierea unei lucrari simple, cu cateva capitole principale, fara tabele, imagini sau figuri si care sa nu aiba nevoie de cuprins.

Pasii care trebuie parcursi sunt urmatorii:

  1. Setarea dimensiunilor paginii
  2. Prima actiune care ar trebui facuta inainte de a incepe sa scrii efectiv, ar fi sa setezi dimensiunea paginii (de regula, A4), marginile paginii (sfatul meu: sus si jos – 1,5cm, dreapta si stanga – 2cm; zona de indosariere se specifica separat) si orientarea paginii (de regula, portret).

  3. Scrierea textului
  4. Acest pas este cel mai complex si de modul in care scrii depinde usurinta cu care vei putea sa faci ceilalti pasi. Sfatul meu e ca la acest pas sa nu faci altceva decat sa scrii. La acest pas nu are importanta aranjarea in pagina, nu au importanta alineatele, nu au importanta cuvintele care trebuie scoase in evidenta, nu are importanta aspectul final. Important e doar sa scrii ceea ce trebuie sa scrii.

    Daca ai stabilit deja care sunt capitolele principale, e bine sa le scrii si chiar sa stabilesti modul in care vrei sa notezi aceste capitole (cifre romane, arabe etc.). Daca te decizi mai tarziu ce capitole o sa ai, nu e nici o problema, le poti adauga si dupa ce ai scris textul.

    Aspecte de care trebuie sa tii seama atunci cand scrii continutul:

    – Un paragraf se termina in momentul in care ai apasat tasta Enter. Daca vrei sa scrii de la inceputul randului, dar in cadrul aceluiasi paragraf, foloseste intreruperea de linie (Shift+Enter)
    – Nu folosi niciodata mai mult de un singur spatiu intre 2 cuvinte, chiar daca ti se pare tie ca spatiul e prea mic.
    – Rezista tentatiei de a aranja textul in pagina. Daca incepi sa te ocupi de aranjarea textului in timp ce scrii nu faci altceva decat sa pierzi timpul si in final o sa faci aceasi munca de 2 ori (total ineficient!).
    – Daca folosesti un text copiat din alta parte, atunci cand dai „Paste”, ai grija sa alegi optiunea „keep text only”. In acest fel, textul nou copiat se va integra perfect cu cel deja scris.

  5. Verificarea ortografica si gramaticala
  6. E foarte important sa verifici ca ai scris corect. Reciteste tot ceea ce ai scris cu mare atentie si fii sigur ca ai scris toate literele, ca frazele au un continut logic si ca nu ti-a scapat nici un semn de punctuatie.

    Exista posibilitatea verificarii automate a corectitudinii textului, in cazul in care programul in care scrii textul are dictionarul in limba romana instalat si tu ai scris cu diacritice. Chiar si asa, verificarea automata va evidentia doar cuvintele scrise incorect, nu si contextul din care fac parte.

    Sfatul meu e sa verifici un text imediat dupa ce l-ai terminat de scris. In acest fel, nu o sa pierzi prea mult timp la final pentru a reciti tot textul in detaliu.

  7. Aranjarea textului in pagina
  8. Daca ai respectat indicatiile pentru scrierea textului, acest pas o sa fie destul de usor.
    Pentru a verifica modul de scriere a textului, foloseste optiunea de afisare a caracterelor netiparibile (apasarea butonului sub forma unui P intors invers). O sa vezi foarte clar unde ai pus 2 spatii in loc de unul si/sau unde se termina un paragraf.

    Ordinea operatiunilor de aranjare a textului:

    Stabilirea fontului si a dimensiunii caracterelor din intregul document. Este indicat sa folosesti acelasi font in tot documentul si aceasi dimensiune. Singurele elemente care se scriu altfel sunt titlurile capitolelor si ale subcapitolelor. Diferentierea acestora se face prin sublinerea si/sau ingrosarea si/sau inclinarea literelor, nu prin alegerea unui alt font.
    Stabilirea alinierii textului fata de margini (eu recomand alinierea stanga-dreapta (justify) pentru text)
    Stabilirea alineatelor si a dimensiunii spatiilor dintre paragrafele consecutive
    – Formatarea paragrafelor astfel incat sa nu treaca doar ultimul rand pe o pagina noua sau sa ramana doar primul rand dintr-un paragraf la finalul unei pagini (widow/orphan control)
    Stabilirea fontului, dimensiunii si alinierea capitolelor. De obicei alinierea se face pe centru (fara numerotarea capitolelor) sau la stanga (cu numerotarea capitolelor). Se poate stabili formatul doar pentru primul titlu de capitol si folosi optiunea Format Painter (maturica) pentru a stabili un mod uniform de aliniere si de scriere pentru toate celelalte capitole.
    – Inaintea fiecarui capitol nou, pentru a ramane permanent la inceputul unei pagini, se foloseste intreruperea de pagina – CTRL+Enter (Nu apasa repetat pe tasta Enter pentru a trimite textul la inceputul unei pagini noi. Daca o sa faci asta si in spatiu ramas liber de pe prima pagina o sa vrei sa scrii ceva, tot textul pe care l-ai trecut pe pagina urmatoare se va muta si el. Asta inseamna ca va trebui sa muti inapoi textul la inceputul paginii. Pe scurt, muncesti de mai multe ori pentru acelasi lucru.)
    Introducerea numerotarii paginilor (recomandarea mea: subsol, centru sau dreapta) si adaugarea informatiilor in antet sau subsol (optional)

  9. Imprimarea
  10. Ultimul pas pe care il mai ai de facut este sa scoti documentul la imprimanta. Daca totul a fost facut asa cum trebuie, documentul scos la imprimanta ar trebui sa fie perfect, identic cu formatul pe care l-ai vazut pe calculator.

    Inainte de a printa un document, e bine sa verifici cum va arata acesta scos la imprimanta. O ultima verificare a aspectului final se face folosind optiunea Print Preview. Prin aceasta optiune o sa vezi daca a ramas un capitol la finalul unei pagini, in loc sa fie pe pagina noua, daca ai vreun paragraf formatat altfel, daca se vede numerotarea paginii etc. Daca ceva nu este in regula, acum este momentul sa faci modificarile necesare.

    Daca ai o imprimanta proprie, nu iti ramane decat sa apesi butonul Print si sa astepti sa fie printata fiecare pagina.

    Daca in schimb, o sa folosesti imprimanta unui prieten sau cea a unui centru de copiere (sau orice alta optiune disponibila pentru tine), ar fi bine sa te asiguri (daca e posibil) ca acolo unde intentionezi sa iti scoti lucrarea la imprimanta exista instalat acelasi program pe care l-ai folosit tu pentru scrierea documentului. Daca tu ai scris documentul in Word 2007 si vrei sa il scoti la imprimanta deschizandu-l cu un Word 2003, exista probabilitatea destul de mare ca ceea ce tu ai aranjat frumos sa nu mai arate la fel de bine.

    Pentru a evita problemele legate de diferentele dintre diferite programe, cea mai buna varianta e sa iti salvezi fisierul intr-un fisier pdf. Prin aceasta salvare se pastreaza toate setarile tale, iar documentul va arata in mod cert la fel ca cel formatat de tine.

Scopul acestui articol este acela de a-ti face munca mai usoara. Daca informatiile prezentate iti sunt utile, lasa-mi un mesaj si spune-mi (prin comentariu la articol, pe Facebook sau pe mail).

Luciana Bercean
Luciana Bercean

Latest posts by Luciana Bercean (see all)

Comentarii

comentarii

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Loading...